Meine Freundin Crystal Williams aus Vancouver (demnächst wieder Kalifornien), auch bekannt als Clever, Clevergirl hat aus ihren Erfahrungen einen 10 Punkte Plan erstellt, was zu tun ist, um ein Barcamp zu organisieren. Dieser Artikel ist im Original auf dem Barcamp Wiki gefeatured. Ich hab ihn mal übersetzt, wobei mir noch ein Satz fehlt, den ich nicht verstanden habe. Merkt man aber nicht…mein mittelmäßiges Englisch vielleicht schon. Das ganze Bedarf noch einer stylistischen Überarbeitung, ich weiss. Ist also noch beta. :)

10 Schritte ein Barcamp zu organisieren

1. Stell dir vor du möchtest ein Barcamp organisieren, einmal abgesehen davon, dass du weder Zeit, noch die richtigen Kontakte hast, oder gar was *DEINE* Session sein soll. Beginne und lege einen Termin fest (6-8 Wochen in der Zukunft) nachdem du www.upcoming.org auf mögliche Überschneidungen überprüft hast. Der Termin kann später geändert werden wenn es gute Gründe dafür gibt und Diskussionen in einer Gruppe werden wahrscheinlich keinen besseren Termin bringen als der Organisator, der den Termin selbst festlegt. Man wird wissen wollen wann das Event stattfindet und es ist sehr viel überzeugender, wenn du eine klare Antwort geben kannst.

2. Schaffe die Grundlage für die Zusammenarbeit:

• Lege eine Seite auf www.barcamp.org an (oder auf einem separat gehosteten Wiki, sofern notwendig). Schau dir diese Liste der Wiki Engines und stelle sicher dass du einige Text Markup Erweiterungen installieren kannst (für einfaches Styling von Links, Listen, Bildern und Überschriften). Die einzig notwendigen Seiten sind: Startseite, Registrierung, Planung und Sponsoren).
• Öffne ein Googlegroup (oder eine andere) für die Zusammenarbeit der Organisatoren.
• Richte ein System zum Sammeln und Organisieren von E-Mail Adressen ein (wir haben einen gemeinsamen Gmail Account als Methode zum Registrieren benutzt, als Master Liste für E-Mail Adressen und eine Art Ankündigungen und Erinnerungen an jeden der registriert war zu senden, ohne unseren persönlichen E-Mail Accounts nutzen zu müssen.
• Schließlich empfehle ich einen Skype oder IRC-Chat einzurichten. Das ist sehr nützlich für die Realtime-Zusammenarbeit, ohne alle die Schwierigkeiten, die persönliche Meetings mit sich bringen.

3. Kümmere dich um die Grafiken. Entwirf ein Logo für dein Barcamp (dein Logo kann einfach eine simple Farbbehandlung des traditionellen Barcamp Logos sein oder du kannst etwas mit regionalen Flair bauen, wenn Zeit und Kreativität es dir erlauben). Erstelle eine Druckvorlage als Vektor-Datei in 15 cm -20 cm Breite (für deine T-Shirts). Erstelle aus dieser Version ein Web-Banner und eine oder zwei Versionen für Blog-Badges (170 Pixel breit).

4. Erzähle anderen, dass du ein Barcamp organisierst. Das beinhaltet, neben beliebiger regionaler Berücksichtigung, folgendes: Stelle das Event auf der Startseite von www.barcamp.org ein und verweise auf deine Barcamp-Website oder auf deine gesonderte Event-Website. Kündige dein Event auf www.upcoming.org an. Versuche von relevanten lokalen Online-Publikationen verlinkt (oder besser interviewed) zu werden. Kontaktiere dir bekannte Blogger und gebe Ihnen den Standard Textbaustein: “Was ist ein Barcamp?”, das Datum und deine vorgefertigten Blog-Badges (und informiere sie wohin sie verlinken sollen). Man wird sehr viel hilfsbereiter sein, wenn du es einfacher für sie machst. Das Obenstehende kann innerhalb eines Wochenendes erledigt werden, außer wenn du zu “einfallsreich” mit dem Seitendesign und den Grafiken wirst.

5. Vernetze dich intensiv mit den Leuten die auf die Postings antworten. Verteile Aufgaben schnell an diejenigen, die Ihre Hilfe anbieten. Sei direkt, offen und dankbar für ihre Hilfe. Erlaube den Leuten ihre Aufgaben so weit wie möglich selbst zu wählen, aber wenn nötig ist etwas private Ermunterung hilfreich. Sei unter allen Umständen aufrichtig, jedoch hilft Freundlichkeit die Dinge zu erleichtern.

6. Verteile die folgenden Aufgaben:

• Sponsoren-Cowboy: Entwirft eine Nachricht an potentielle Sponsoren, bearbeitet Leads von anderen potentiellen Sponsoren, sammelt Informationen, Logos (in Vector Format) und Geld von Sponsoren und sorgt auch dafür, dass Quittungen am Ende ausgestellt werden (falls notwendig). Das ist dein “Buchhalter” und von entscheidender Bedeutung.
• Verpflegungs-Zar: Es ist für ein Barcamp nicht unbedingt erforderlich aber definitiv Standard. Du musst eine Anzahl X von Leuten für 24 Stunden (oder länger) zu verpflegen, inklusive einer Party, einem einfachen Frühstück und einem Mittagessen. Natürlich kannst Du nur soviel zahlen wie Sponsorengelder zur Verfügung stehen. Sorge zuerst für Frühstück und Mittagessen und zahle dann vom Rest so viel du kannst für die Party. Am besten sollten die Mahlzeiten einfach (aber gut) sein, denke an ein paar vegetarische Optionen und versuche die Kosten niedrig zu halten. Das wird die größte Ausgabe sein.
• T-Shirt Meister: Leute mögen nicht nur T-Shirts, sie sind vielleicht auch dein größtes Angebot an die Sponsoren, weil sie ein gemeinsamer Promotionsartikel sind. Normalerweise das Barcamp Logo auf der Vorderseite, die Sponsorenlogos (geschmackvoll) auf der Rückseite arrangiert (ich empfehle einfarbig). Die Bandbreite an T-Shirts ist enorm, man wird aber gute Qualität schätzen, nicht weiß (oder schwarz) und gut geschnitten. Es ist etwas teurer aber zur Verfügung stellen von einigen Frauengrößen (nicht nur Unisex Small) ist eine kleine zusätzliche Aufmerksamkeit (Ich empfehle American Apparel oder Bella Fine Jersey T-Shirts, nicht die super eng sitzenden). Versuche die Bestellung für die T-Shirts zwei Wochen vor der Veranstaltung aufgegeben zu haben. 10 Tage sind das ABSOLUTE Minimum. Bedenke dass in der Lieferkette schräge Dinge passieren können. Hake oft bei deinem Lieferanten nach wenn du deine T-Shirts rechtzeitig haben möchtest.
• WIFI-Guru: Die Leute werden ein WIFI wollen oder gar brauchen um ihre Präsentationen halten zu können. Um in der Lage zu sein dies zu gewährleisten, brauchst du eine anständige Internetverbindung und einige Router um den Traffic zu bewältigen. Jemand muss das installieren und es während der Veranstaltung am Laufen halten.

7. Suche einen Veranstaltungsort. Ja, es scheint zwar, dass man sich darum vor den oben genannten anderen Aufgaben kümmern sollte aber voraussichtlich wirst du einen bekommen. Am wahrscheinlichsten wirst du den Veranstaltungsort durch einen persönlichen Kontakt eines Organisators oder eines aktiven/angeregten Teilnehmers finden. Wenn sich keine Möglichkeiten ergeben haben, dann ist es an der Zeit dies aggressiv anzugehen. Büroräume scheinen die beliebtesten Orte zu sein, aber es muss etwas passendes sein. Du brauchst einen Veranstaltungsort Sponsor der die “Barcamp Idee” versteht und der erkennt, was er vom Engagement für die Barcamp Gemeinde gewinnet (deshalb sollte der Veranstaltungsort Sponsor wirklich etwas von seinem Engagement haben). Du musst diesen Ort auch kostenlos bekommen. Zweifellos ist für den Veranstaltungsort zu bezahlen (abgesehen von einigen eventuellen zusätzlichen Versicherungskosten oder Reinigungskosten) wirklich nicht das, womit du dich abgeben möchtest.

8. Sobald du einen Veranstaltungsort hast, lass die Blogs los! Mach eine zweite Ankündigung mit der Rechtfertigung, dass du einen Veranstaltungsort hast. Hier kannst Du schamlos sein – gute Leute zu finden ist das wichtigste an der Organisation eines Barcamp.

9. Mache Listen aller kleinen Dinge die du zusammentragen musst. Projektoren, Papier, Marker, Stifte, Namensschilder (nametags), Papierhandtücher, Müllbeutel, Toilettenpapier, Oberflächenreiniger, Küchen Gadgets für Frühstück/Mittagessen, Eiskübel, Mülleimer etc. Stelle diese Listen auf das Wiki und ermuntere die Leute, so viel wie möglich von diesen Dingen zu spenden und/oder mitzubringen. Leihen ist viel besser als kaufen, wann immer dies möglich ist.

10. Bereite den Start vor: Versende 3-5 Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerung und auch am Tag vor dem Event. Bitte die Leute sich auszutragen wenn sie nicht kommen um einen akkuraten Headcount zu haben. Die “Schwundquote” liegt bei 20-30%. Achte darauf, dass du vor der Veranstaltung gut ausgeruht bist. Wenigstens für die erste Hälfte der Eröffnungsveranstaltung wirst du etwas Stress haben, Einweisungen und musst generell sicherstellen, dass die Teilnehmer reden. Sobald der Ball einmal rollt ist es aus deinen Händen – Genieße es dann!

Weitere Anmerkungen:

• Logo: Bedenke, dass jede weitere Farbe im Logo extra Kosten für den T-Shirt Druck verursacht, der den Preis drastisch erhöht. Bedenke das wenn du dein Logo gestaltest.
• Persönliche Meetings sind überbewertet. Halte es online, es sei denn ihr müsst alle die Räumlichkeiten besichtigen oder etwas persönlich austauschen.
• Respektiert eure Mitorganisatoren. Man kann es nicht genug betonen. Respektiert ihre Zeit und erkennt was sie zum zum Gelingen beitragen an. Ihr seid alle Freiwillige.
• Wenn du keine Detail versessene Person bist, nimm jemanden dazu in die Pflicht
• Da wir gerade von Details sprechen, vergiss nicht jemanden für Abfalldienst und generelles Aufräumen des Events einzuteilen. Ja, es ist unglamourös, muss aber erledigt werden.
• Verkompliziere Dinge nicht unnötig, lass andere die Dinge nicht verkomplizieren. Das ist überraschend schwierig. Leute habe sehr viele coole Ideen was sie veranstalten wollen um ihr barcamp großartig zu machen. Das ist gut, so lange es die Organisatoren nicht ablenkt. Versuche Dinge in der Reihenfolge abzuarbeiten in der sie absolut notwendig sind. Wenn du einen Ort, T-Shirts, Sponsoren etc. sicher hast, dann können die Leute mit den “Extras” verrückt spielen.
• Binde nicht irgendjemandes Geschäftsbücher ein, das ist zu chaotisch. Entweder hantiere nur mit Bargeld oder lege einen speziellen Paypal Account an. Am Ende der Veranstaltung möchtest Du kein überschüssiges Geld in deinen Händen haben. Am besten ist es, wenn die Sponsoren Dinge wie Stuhlmieten, eine Mahlzeit etc. übernehmen und das Geld niemals selbst anzurühren.
• Gebe das offizielle Flickr Tag bei der Veranstaltung bekannt, damit es einfach ist Fotos von jedem nachher zu finden.
• Ermuntere jeden sich zu engagieren
• Werde nicht zu nachlässig mit der “Jeder muss teilnehmen”-Regel. Es geht nicht nur um Anwesenheit, es geht um Wissenstranfer. Mache klar, dass es nicht nur Technik geht. Kreative Gespräche sind willkommen so lange sie gut durchdacht sind.
• Vergiß nicht Leute zu verpflichten beim Vorbereiten und nachher beim Aufräumen mitzuhelfen. Zögere nicht normale Teilnehmer zu fragen. Verteile die Arbeit und es wird alles viel schneller gehen.
• Denke daran: Es soll Spaß machen. Halte es auch so!

PS: Der bleibt jetzt beta

Mehr zu der Geschichte von BarCamp

Add: BarCamps barrierefrei gestalten!

Durch Guido Karl wurde ich darauf aufmerksam gemacht, dass bei der Auswahl der Locations auch darauf achten sollte, dass Behinderte an den Veranstaltungen ohne Probleme teilnehmen können. Christiane Link hat dazu einen kleinen Leitfaden geschrieben, der die wichtigsten Anforderungen zusammenfasst.

Es wäre schön, wenn man sich allgemein daran halten würde, denn BarCamps sollen für jeden zugänglich sein!

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