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Unkonferenz in Unternehmen – Beispiel T-Systems MMS

Am 11.09 fand bei T-Systems MMS in Dresden das DigitalLifeCamp, die erste interne Unkonferenz, als Weiterbildungsmaßnahme statt. Mission: Interdisziplinärer Wissensaustausch und Auseinandersetzung mit innovativen Technologien. Da ich durch mein Engagement bei BarCamps mittlerweile einige Erfahrungen mit diesem Format  gesammelt habe, hat man mich seitens T-Systems engagiert, um bei der Planung und Durchführung des Events beratend tätig zu sein.

Der entscheidende Unterschied zu den offenen, partizipativen BarCamps ist bei einer internen Veranstaltung natürlich, dass die Ergebnisse nicht jedem zugänglich gemacht werden können, da hier Themen behandelt werden, die zum größten Teil nicht für die Öffentlichkeit bestimmt oder gar geheim sind und so auch nicht zugänglich gemacht werden dürfen. Des weiteren betrifft vieles die Unternehmenskultur und auch dies kann nicht in jedem Fall nach außen getragen werden.

Meine persönlichen Befürchtungen bezüglich der Schwierigkeiten, die eine Organisationsstruktur bei Großunternehmen mit sich bringen können, haben sich jedoch letztendlich als Vorurteile erwiesen. Anfangs war es wichtig zunächst einmal herauszufinden, wie ein Unternehmen wie die T-Systems MMS “tickt”. Ebenfalls schien es anfänglich, dass es ein Hindernis sein könnte, die Mitarbeiter mit der radikalen Abkehr von traditionellen Konferenzmodellen und der Forderung zur Partizipation zu sehr zu erschrecken oder gar zu überfordern.

Trotz Unterstützung durch die Unternehmensführung, welche die Idee zum DigitalLifeCamp erst ins Spiel brachte und trotz intensiver Kommunikation mit Multiplikatoren, die mittels eines Event-Blog und direkten Gesprächen geführt wurde, sah es anfangs so aus, dass kein Wille seitens der Mitarbeiter bestand, sich bei einer solchen Veranstaltung zu engagieren – das Camp war nämlich keine Pflichtveranstaltung sondern ein Angebot. Die Anmeldezahlen waren eher mäßig und das Planungsteam bekam zu wenig Feedback. Drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn sahen wir die Lage jedenfalls kritisch und hatten Zweifel die angepeilte Teilnehmerzahl von 100-150 überhaupt erreichen zu können.

So mussten die Anstrengungen verstärkt werden um mehr Advokaten für die Veranstaltung zu gewinnen und diese vom Wert eines partizipativen Austausches zu überzeugen. Dazu haben wir eine kleine Artikelserie im Event-Blog gestartet, welche die Geschichte und die Auswirkungen auf die digitale Kultur durch Unkonferenzen erklärt. Weiterhin gaben wir den Teilnehmern durch Blogposts zu Vortragsformaten eine Toolbox zur Hand, wie sie ihre Sessions oder Diskussionen aufbauen können und wie das Timing sein sollte, damit der direkte Austausch nicht zu kurz kommt. Zuletzt wurden Interviews mit bereits angemeldeten Mitarbeitern geführt, in denen diese ihre Motivation zur Teilnahme beschrieben und ihre geplanten Session vorstellen konnten.

Trotz dieser Bemühungen dauerte es noch eine Weile, bis der gewünschte Spirit das Unternehmen langsam durchdrang. Ab einem gewissen Punkt explodierten die Anmeldezahlen dann jedoch förmlich. Als ich zwei Tage vor der Veranstaltung zu einem Meeting in die Unternehmenszentrale kam, konnte ich sehr befriedigt feststellen, dass  DigitalLifeCamp das vorherrschende Thema auf den Fluren war und man in gespannter, neugieriger Erwartung war. Teilnehmerzahl zu diesem Zeitpunkt: 250

Am Morgen der Veranstaltung erschienen dann auch alle Teilnehmer pünktlich. Nach einem kurzen Frühstück wurde die Veranstaltung durch die anwesenden Geschäftsführer eröffnet, danach folgte die Session-Vorstellung inklusive extra angezetteltem Chaos, welches die erste Herausforderung zur Selbstorganisation darstellen sollte. Das haben wir dann noch etwas verschärfen müssen, weil wir den Session-Plan wegen der schieren Anzahl der Sessions kurzerhand kürzten und zwischen den ihre Sessions anpinnenden Vortragenden, einfach die gestrafften Anfangszeiten der Slots eintrugen.

Trotzdem waren Einführungen und Planung innerhalb von einer Stunde erledigt und die Teilnehmer verteilten sich mit einem Puffer von 3 Minuten auf die 6 Räume. Die Schlagzahl der Sessions war wie gewünscht hoch (30+15) und es wurde sich grundsätzlich an die vorgegebenen Zeiten gehalten. Die Themen reichten von Google Wave, Digital Employer Trends, SQL Injections bis Collaborative Intelligence und Neurosemantics, um einmal ein paar Beispiel zu nennen. Zwei kurze Pausen zum Mittagessen und Kaffee boten den Teilnehmer die Gelegenheit zum Verschnaufen. zwischen den knapp 37 Sessions.

Die Veranstaltung wurde durch eine Feeback-Runde beschlossen bei der es von den den Teilnehmern fast ausschließlich großes Lob für die Veranstaltung und das Format gab. Natürlich gab es auch Kritikpunkte, die hauptsächlich Unternehmensprozesse betrafen, aber auch die noch auszubauende Partizipation, genauer gesagt der Wunsch zu mehr aktiver Beteiligung durch die Anwesenden bei den Sessions.  Trotzdem möchte ich einen Kritipunkt herausgreifen, der in meinem Verständnis keiner war. Ein Teilnehmer merkte an, dass die Fülle der Informationen sehr schwer zu verarbeiten waren. Dies mag berechtigt erscheinen. Trotzdem gilt es auch für die engagierten MMSler einen Lernprozess zu durchlaufen. Sechs konkurrierende Slots und geballtes Wissen im 30 Minuten Takt sind hart und erfordern einen bestimmte Haltung – nämlich erst die ganzen Informationen aufzunehmen und dann, in den folgenden Tagen, zu verarbeiten. Das ist ein wichtiges Element bei Unkonferenzen, sehr anstrengend aber letztendlich äußerst lohnenswert.

Was mir besonders gefallen hat ist, dass noch während der Veranstaltung ein Buch produziert wurde. Von einem Redaktionstisch aus, schwirrten Mitarbeiterinnen zu Interviews, zum Fotografieren, Scannen von ausgelegten Büchern, die überall verteilt wurden und in denen jeder seine Gedanken niederschreiben konnte, aus. Das selbstgesteckte Ziel, am gleichen Tag mit der kompletten Produktion fertig zu sein, wurde gehalten. Herausgekommen ist ein wunderschönes Buch als PDF, in dem der Spirit der an diesem Tag herrschte, wunderbar eingefangen und gleichzeitig ein einmaliges Dokument geschaffen wurde, das die Themen des DigitalLifeCamps aufbereitet hat.

Bei T-Systems MMS ist man entschlossen das Format weiterzuführen. Ein Teilnehmer sagte mir, dass er den Eindruck habe, dass diese Veranstaltung das Unternehmen nachhaltig verändert habe.

Ich freue mich jedenfalls Teil dieses Experimentes gewesen sein zu können und helfen konnte, den Spirit der Unkonferenz-Kultur in ein Unternehmen zu tragen. Ich hoffe, dass sich in Zukunft mehr Unternehmen entscheiden können diesen Weg zu gehen. Das DigitalLifeCamp hat jedenfalls gezeigt, dass sich das mehr als lohnt!